derWebKalender in Outlook oder auf dem iPad einbinden

Mit einem ICS-Feed kann derWebKalender direkt in Outlook, Google-Kalender oder auch auf Ihrem iPad oder Mac eingebunden werden.

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Kopieren Sie den Link (url) in die Zwischenablage

  1. Unter Einstellungen / Erweiterte Einstellungen wird ein verschlüsselter Link generiert, welcher Sie zum einbinden des Kalenders in Outlook benutzen können.
  2. Klicken Sie auf ‚Link kopieren‘ um den Link zum Kalender-Feed in die Zwischenablage zu kopieren.
  3. Klicken Sie auf ‚Speichern‘, um die Funktion zu aktivieren.

Outlook (ab Version 2016)

  1. Wählen Sie ‚Kontoeinstellungen‘
  2. Erstellen sie unter ‚Internetkalender‘ einen neuen Kalender:
  3. Fügen Sie den Link aus der Zwischenablage im angezeigten Feld ein:
  4. …und geben Sie dem neuen Outlook-Kalender einen Namen und eine Beschreibung (fakultativ):
  5. Ihr Internet-Kalender wird nun auch in Outlook angezegt:

Google-Kalender:

Um derWebKalender in Ihren Google-Kalender einzubinden verwenden Sie den selben Link

  1. Wählen Sie ‚Kalender hinzufügen‘:
  2. Wählen sie ‚Per URL‘
  3. Fügen Sie den kopierten Link ein und klicken Sie auf ‚Kalender Hinzufügen‘ – fertig:

iPad oder MacIntosh:

Um derWebKalender auf einem iPad oder Mac einzubinden benutzen Sie den selben Link. Eine Anleitung zum Einbinden von derWebKalender auf einem Apple MacIntosh finden Sie hier.

ICS-Key ändern:

Um einmal gewährten Zugriff zum ICS-Feed wieder zu sperren müssen Sie den ICS-Key im Feld ‚Outlook Internet-Kalender Link‘ ändern oder – vorzugsweise – neu generieren lassen. Um den ICS-Key neu zu generieren, löschen Sie den Inhalt des Feldes und klicken Sie auf ‚Speichern‘. Beim nächsten Anzeigen von ‚Erweiterte Optionen‘ wird ein neuer ICS-Key generiert. Klicken Sie erneut auf ‚Speichern‘ um diesen zu bestätigen.

 

Wie erstelle ich einen Kalender?

Das Erstellen Ihres eigenen Kalenders ist denkbar einfach: Registrieren Sie sich als Benutzer auf der Hauptseite von derWebKalender.ch.

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Der Name, den Sie für Ihren Kalender gewählt haben, wird für das Internet optimiert und bildet anschliessend die Url (Internet-Adresse) Ihres Kalenders.

Nach der Registrierung steht Ihnen bereits eine Free-Version des WebKalenders zur Verfügung unter
https://derWebKalender.ch/?loc=der_name_den_sie_fuer_ihren_kalender_gewaehlt_haben

Sie können sofort Termine erfassen und den Link zu Ihrem Kalender teilen. Falls Sie die erweiterten Funktionen der Pro- oder Premium-Version verwenden möchten, ist ein Upgrade jederzeit möglich, den Link zum Upgrade finden Sie unter Einstellungen.

Wie erfasse ich einen Termin?

Wechseln Sie zur Wochen- oder Monatsansicht und markieren Sie mit der Maus einen Bereich im Kalender (mit Tablet/Mobiltelefon: auf ein freies Feld tappen), um das Buchungsformular anzuzeigen. Ergänzen Sie die Angaben im Formular. Notwendige Angaben sind mit einem * gekennzeichnet.

Auf dem Tablet/Smartphone wird vorerst die Reservation eines einzelnen Zeitintervalls vorgeschlagen, für längere Termine müssen Sie Datum und Zeit ‚bis‘ anpassen. Auf dem PC/Mac können Sie den gewünschten Zeitbereich bereits mit der Maus aufziehen und die Zeitangaben ‚von‘ – ‚bis‘ nur anpassen falls notwendig.

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Die Anfangs- und Endzeiten des Termins können im Buchungs-Formular angepasst werden.

Falls Sie in der gleichen Sitzung eine Buchung bearbeitet oder gespeichert haben, werden die zuletzt verwendeten Angaben als Vorgabe für eine neue Buchung übernommen.

Unter Anlass-Infos (Link) kann einen Link zu weiterführenden Informationen zum Anlass oder Termin gespeichert werden. Dieser wird im Anmeldeformular und in der Kalender-Listenansicht als ‚Weitere Informationen‘-Link angezeigt.

Wenn Sie die Teilnehmer-Anmeldung aktivieren möchten, geben Sie eine Zahl ein unter Teilnehmer (Anzahl).Geben Sie im Feld „E-Mail“ eine gültige E-Mail-Adresse ein: Teilnehmer-Anmeldungen werden an diese E-Mail-Adresse gesendet. Ab der Pro-Version wird eine Teilnehmerliste geführt.

Falls Sie im Kalender die Anzahl freie Plätze anzeigen möchten, aktivieren Sie die Option freie Plätze Anzeigen (ab Pro-Version). Im Kalender wird die Anzahl eingegangener Anmeldungen von der Zahl in Teilnehmer (Anzahl)abgezogen und angezeigt. Wenn keine Plätze mehr frei sind, erscheint der Text „Ausgebucht“.

Zum Termin kann jeweils ein Bild angezeigt werden. Mit der Schaltfläche Bild wählen/hochladen öffnen Sie ein Formular in welchem Sie ein Bild hochladen oder ein bereits hochgeladenes Bild zum Termin auswählen können.

WICHTIG: Markieren Sie die Option Definitive Buchung, damit der Termin für Andere sichtbar wird. Provisorische Buchungen sind nur für den Kalender-Besitzer und für den Ersteller des Termins sichtbar, beim Melden von Terminkonflikten werden sie jedoch mit einbezogen.

Klicken Sie auf „Buchung Speichern“ um den Termin zu speichern.

Wie bearbeite ich einen Termin?

Wenn Ihr Benutzerkonto die entsprechenden Berechtigungen aufweist (Besitzer des Kalenders oder der Buchung, oder ein vom Besitzer bestimmter Kalender-Administrator) öffnet ein Klick auf einen Termin in der Wochen- oder Monatsansicht das Buchungs-Formular. In der Listenansicht wird eine Schaltfläche „Bearbeiten“ angezeigt, ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ebenfalls das Buchungs-Formular. Hier können alle Angaben zum Termin bearbeitet werden:

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Falls die Teilnehmer-Anmeldung aktiviert wurde und Anmeldungen eingegangen sind, wird (ab Pro-Version) ein Link zur Teilnehmerliste angezeigt.

Klicken Sie auf „Buchung Speichern“ um Ihre Änderungen zu speichern.

Einstellungen

Wenn Sie auf Ihrem Kalender als Kalender-Besitzer angemeldet sind, erscheint das Menu Einstellungen. Ein Klick auf das Menu zeigt die Kalender-Einstellungen, welche Sie hier anpassen können.

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Lizenz: Ihre Lizenz-Stufe, Free, Pro oder Premium. Falls Sie die Free- oder Pro-Version benutzen, erscheint hier einen Link zum Upgrade.

Bezeichnung: Dieser Text erscheint als Titel auf Ihrem Kalender

Internet-Adresse: Die Internet-Adresse Ihres Kalenders wird bei der Registrierung aus der Kalender-Bezeichnung abgeleitet und kann in der Free-Version nicht nachträglich geändert werden.

Verfügbar ab: Die Tageszeit ab welcher Buchungen möglich sind.

Verfügbar bis: Die Tageszeit bis zu welcher Buchungen möglich sind. Diese Zeitangabe kann auch in die Morgenstunden des Folgetags gesetzt werden.

Ab der Pro-Version können individuelle Öffnungszeiten pro Wochentag festgelegt werden.

Intervall für Buchungen (Minuten): Die Länge der einzelnen Buchungsabschnitte (=Minimale Dauer für ein Termin) in Minuten. Empfohlene Einstellung: 30 oder 60.

Ihre Homepage: Falls Sie eine eigene Homepage betreiben können Sie hier den Link dazu speichern. Anschliessend führt ein Klick auf Ihr Logo im Kalender auf Ihre Homepage.

Kalender Icon: Laden Sie hier die Grafik (png/jpg/gif) hoch, welche im Kopfbereich Ihres Kalenders als Logo angezeigt werden soll.

E-Mail-Notifikationen: (ab Pro-Version) Falls Sie möchten, das E-Mail-Notifikationen für Buchungs-Anfragen und neue oder geänderte Buchungen durch freigeschaltete Benutzer Ihres Kalenders an andere E-Mail-Adresse(n) gesendet werden als die, welche Sie bei der Registrierung angegeben haben, können Sie hier alternative E-Mail-Empfänger eingeben.

Kalender-Besitzer: Das Benutzer-Konto, welches beim Erstellen des Kalenders verwendet wurde. Kann nicht geändert werden.

Buchungs-Kategorien: Erfassen Sie Buchungs-Kategorien, um verschiedene Buchungsarten zu unterscheiden (z.B. Buchungen verschiedener Räume, Termine für verschiedene Mitarbeiter, Anlagen usw.): Sich zeitlich überschneidende Termine werden nicht als Terminkonflikt behandelt wenn verschiedene Buchungs-Kategorien benutzt werden. Die Anzahl möglicher Buchungs-Kategorien ist gemäss Lizenzstufe eingeschränkt (Premium-Version: unlimitiert). In der Premium-Version können einzelne Buchungs-Kategorien auf Öffentlich oder Privat geschaltet werden.

Erweiterte Einstellungen: (ab Pro-Version) zeigt verschiedene erweiterte Einstellungsmöglichkeiten an: Reservationen durch Gastbesucher ermöglichen, Benutzerregistrierung aktivieren, Kalender Sichtbarkeit Privat/Öffentlich, Kalender in Kalenderliste aufführen, Terminkonflikte erlauben.

Darstellungsoptionen

Unter ‚Einstellungen‘ kann das Farbschema für Ihren Kalender und das Bildformat der Vorschau-Bilder in der Listenansicht angepasst werden.

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Die Farbwahl beeinflusst die Listen- und Kalenderansichten.

Klicken Sie auf ‚Farbe auswählen‘ um mit dem Color-Picker eine Farbe auszuwählen. Falls Sie eine ganz bestimmte Farbe einstellen möchten, kann nach einem Klick auf # der RGB-Wert der Farbe als Hexadezimal-Zahl eingegeben werden.

Bildformat und Bildgrösse beziehen sich auf das Vorschau-Bild in der Listenansicht.

Das Bildformat bestimmt die Höhe des Bildes im Verhältnis zur Breite (Bildgrösse, s. unten):

Viereckig:


Hochformat:

Querformat:

Die Bildgrösse bestimmt, wie viel des vorhandenen Platzes (Breite) für das Bild verwendet wird:

Winzig: 1/12 der Gesamtbreite

Klein: 1/6 der Gesamtbreite

Normal: 1/4 der Gesamtbreite

Gross: 1/3 der Gesamtbreite

Extra Gross: 1/2 der Gesamtbreite

Buchungskategorien

Um verschiedenartige Termine zu unterscheiden erfassen Sie unter Einstellungen Buchungskategorien, und wählen Sie für jede Buchungskategorie eine eigene Farbe. Ab der Premium-Version können Sie für jede Kategorie bestimmen, ob diese öffentlich oder privat (nur sichtbar durch freigeschaltete Benutzer) ist.

Anschliessend können Sie jeder Buchung beim Speichern eine Kategorie zuteilen.

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Sobald Sie Kategorien erfasst haben, wird in allen Kalenderansichten der Kategorien-Filter angezeigt:


Ein Klick auf eine Kategorie blendet Buchungen der entsprechenden Kategorie ein oder aus.

Falls Sie beim Erfassen der ersten Buchungskategorie bereits Buchungen gespeichert haben, werden alle Buchungen mit dieser Buchungskategorie versehen.

In der Wochen-, Monats- und Jahresansichten werden die Buchungen mit dem entsprechenden Farbcode angezeigt:


Damit Sie auch in hektischen Wochen den Überblick behalten.

In der Listenansicht wird zu jeder Buchung zusätzlich die Buchungskategorie angezeigt. Ein Klick zeigt in der Liste ausschliesslich Buchungen dieser Kategorie, der Kategorien-Filter wird dementsprechend eingestellt:

Mehrfach-Buchungen

Sie haben die Möglichkeit, Mehrfach-Buchungen zu speichern, d.h. eine Buchung eine beliebige Zeit lang zu wiederholen. Ein Termin kann wöchentlich, alle 2, 3 oder 4 Wochen wiederholt werden, oder aber auch an einem bestimmten Jahres- oder Monatstag, dem letzten Tag des Monats sowie am 1., 2., 3. oder letzten aufkommen eines bestimmten Wochentages im Monat. Die Auswahl der Intervalle wird dem gewählten Startdatum angepasst.

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Aktivieren Sie beim Erstellen der Buchung die Option ‚Mehrfach-Buchung‘ . die Auswahl der Intervalle und das Datum bis zu welchem die Buchung wiederholt werden soll werden eingeblendet:

Wählen Sie nun den gewünschten Intervall und geben Sie im Feld ‚bis‘ das Datum ein, bis zu welchem die Buchung wiederholt werden soll. Die Auswahl möglicher Intervalle wird dem gewählten Startdatum angepasst:


Intervalle für Mehrfach-Buchungen bei einem Termin an einem Freitag den 31. Januar.


Intervalle für Mehrfach-Buchungen bei einem Termin an einem Dienstag den 7. Januar (der erste Dienstag des Monats).

Beim Speichern wird nach Terminkonflikten geprüft (ausser Sie haben die Option ‚Terminkonflikte erlauben‘ aktiviert). Falls Terminkonflikte bestehen (zeitlich überschneidende Buchung vorhanden sind mit der selben Buchungskategorie) wird die Buchung für diese Tage nicht erstellt und eine entsprechende Meldung ausgegeben:

Nach dem Erstellen können einzelne Detail-Buchungen der Mehrfach-Buchung nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden. Beim Speichern können Sie wählen, ob alle Detail-Buchungen zur Mehrfach-Buchung auch geändert werden sollen. Wenn Sie nur die gewählte Buchung ändern möchten, deaktivieren Sie die Option ‚Detailbuchungen ändern‚.

Falls Sie die Option ‚Detailbuchungen ändern‚ aktivieren, werden die Angaben der aktuellen Buchung (ausser Start- und Ende des Termins) in allen Detail-Buchungen der Mehrfach-Buchung übernommen. ACHTUNG: Allfällige Änderungen an einzelnen Buchungen werden dabei überschrieben!

Beim Löschen einer Buchung zu einer Mehrfach-Buchung haben Sie die Möglichkeit, die gesamte Mehrfach-Buchung mit allen Detail-Buchungen aus dem Kalender zu löschen:

Erweiterte Einstellungen

Ab der Pro-Version sind weitere Einstellungen für Ihren Kalender möglich:

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Reservationen durch Gastbesucher: Bei „Ja“ – Auch nicht angemeldete Besucher Ihres Kalenders können Terminanfragen für Ihren Kalender stellen, genau so, wie Sie eine Buchung erstellen: Einen Bereich im Kalenderblatt aufziehen, die Daten zur Buchung eingeben und auf „Anfrage Absenden“ klicken. Sie (resp. die E-Mail-Adresse, die Sie unter E-Mail-Notifikationen gespeichert haben) erhalten eine E-Mail mit den Daten zur Buchung und entscheiden nun selbst, ob Sie den Termin im Kalender erfassen wollen.

Benutzerregistrierung aktivieren: Bei „Ja“ wird für Gast-Besucher Ihres Kalenders ein „Registrieren“-Link angezeigt, mit welchem sich andere als Benutzer Ihres Kalenders anmelden können. Sie erhalten eine E-Mail mit den Angaben des neuen Benutzers und entscheiden nun, ob Sie diesen in der Benutzerliste freischalten wollen, und mit welchen Berechtigungen.

Benutzer-Liste: Falls Sie die Benutzerregistrierung für Ihren Kalender aktiviert haben, erscheint hier einen Link zur Benutzerliste.

Kalender Sichtbarkeit **: Öffentlich: auch Gäste können definitive Termine in Ihrem Kalender sehen. Privat: nur Benutzer, die sich als Benutzer Ihres Kalenders registriert haben und von Ihnen freigeschaltet wurden, können Termine in Ihrem Kalender sehen.

In Kalenderliste anzeigen: Soll einen Link zu Ihrem Kalender auf der Kalenderliste von derWebKalender.ch angezeigt werden?

Nur Eventliste für Gastbesucher **: Wenn Sie hier „Ja“ wählen, können Gäste sowie nicht freigeschaltete Benutzer in Ihrem Kalender ausschliesslich die Listenansicht ansehen, ohne die Möglichkeit den Datumsbereich zu verändern (nur Eventliste ab aktuellem Datum).

Tageszeiten ausblenden für Gäste **: Wenn Sie hier „Ja“ wählen, werden für Gäste sowie für nicht freigeschaltete Benutzer in der Listenansicht keine Anfangs- und Endzeiten angezeigt (nur Datumsangaben).

Kategorienamen ausblenden für Gäste **: Wenn Sie hier „Ja“ wählen, wird für Gäste sowie für nicht freigeschaltete Benutzer der Name der Buchungskategorie nicht angezeigt.

Terminkonflikte erlauben: Wenn Sie hier „Ja“ wählen, sind zeitlich überschneidende Buchungen derselben Buchungs-Kategorie möglich, Terminkonflikte werden nicht mehr gemeldet oder verhindert.

** ab Premium-Version

Individuelle Tageszeiten

Für einzelne Wochentage können Start- und Endzeiten erfasst werden, die von den „Verfügbar ab“- und „Verfügbar bis“-Zeiten des Kalenders abweichen. Sie können auch ganze Wochentage aus der Auswahl entfernen.

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Abweichende Start- und Endzeiten müssen sich aber innerhalb der Tages-Start- und -Endzeiten des Kalenders befinden (d.h. für eine individuelle Tageszeit ist der Tagesanfang im Kalender die frühstmögliche Startzeit „Verfügbar ab“, das Tagesende die spätest mögliche Endzeit „Verfügbar bis“ für einen bestimmten Wochentag)

In der Wochen- und Monatsansicht des Kalenders werden Zeitabschnitte, die gemäss den individuellen Öffnungszeiten nicht buchbar sind, als „nicht verfügbar“ (dunkelgrau) angezeigt.

Benutzerliste

Die Benutzerliste listet alle Benutzer, die sich für Ihren Kalender registriert haben. Hier können Sie Benutzer freischalten oder sperren, und unter Zugriffsstufe für jeden Benutzer individuell die Berechtigungen festlegen.

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Bei Freischaltung = Nein kann der Benutzer keine Buchungen in Ihrem Kalender vornehmen, unbeachtet der Einstellung in Zugriffsstufe.

Zugriffsstufen

Für jeden der sich als Benutzer ihres Kalenders registriert können Sie die Zugriffsstufe festlegen: E-Mail-Anfragen, provisorische Buchungen, definitive Buchungen oder Kalender-Administrator.

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  • E-Mail-Anfragen: Der Benutzer kann in Ihrem Kalender freie Bereiche wählen und die Daten zu einem Termin eingeben. Der Kalender-Besitzer (resp. die E-Mail-Adresse(n) erfasst unter E-Mail-Notifikationen) erhalten eine E-Mail mit den Daten zum Termin und müssen diesen nun gegebenenfalls im Kalender eintragen.
  • Provisorische Termine: Der Benutzer kann in Ihrem Kalender provisorische Termine erfassen: Provisorische Termine sind nicht öffentlich sichtbar und werden nur dem Ersteller der Buchung, dem Kalender-Besitzer und den Kalender-Administratoren angezeigt. Um einen Termin auf Definitv zu schalten, muss die Buchung bearbeitet und Definitive Buchung aktiviert werden.
  • Definitive Termine: Der Benutzer kann in Ihrem Kalender definitive Termine erfassen: Bearbeiten kann er jedoch nur die von ihm selbst erstellten Termine.
  • Kalender Administrator: Der Benutzer kann in Ihrem Kalender alle Termine bearbeiten.

Grafiken hochladen

Zu jedem Termin kann ein eigenes Bild hochgeladen, resp. ein bereits hochgeladenes Bild verwendet werden.

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Dateien, die Sie hier auswählen, werden erst beim Speichern der Buchung auf den Server hochgeladen.

Teilnehmer Anmeldungen

Wenn Sie beim Speichern einer Buchung eine Teilnehmer-Anzahl eingegeben haben, wird den Besuchern Ihres Kalenders in der Listenansicht eine Schaltfläche „Anmelden“ angezeigt, ein Klick auf die Schaltfläche öffnet das Anmeldeformular.

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In der Wochen- Monats- oder Jahresansicht genügt ein Klick auf den Termin um das Anmeldeformular zu öffnen (wenn Sie hingegen Besitzer des Kalenders oder der Buchung sind, wird das Buchungs-Formular geöffnet um die Buchung zu bearbeiten).

Der Besucher kann sich nun für den Termin anmelden:

Die Anmeldung wird per E-Mail an die in der Buchung erfasste E-Mail-Adresse gesandt.

Ab Pro-Version:

Die Anmeldungen zum Termin werden in der Teilnehmerliste gespeichert.

Teilnehmerliste

Ab Pro-Version werden Teilnehmer-Anmeldungen beim Termin gespeichert. Doppelte Anmeldungen werden verhindert. Sobald Anmeldungen eingegangen sind erscheint im Buchungs-Formular einen Link zur Teilnehmerliste, die Anzahl Anmeldungen wird angezeigt.

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In der Teilnehmerliste erhalten Sie eine Übersicht über die eingegangenen Anmeldungen, Sie können auch einzelne Teilnehmer aus der Liste löschen.

Die Darstellung im Tabellenformat erlaubt ein einfaches markieren/kopieren der Liste zur weiteren Verwendung (z.B. in Excel).

Falls Sie für die Buchung Freie Plätze anzeigen aktiviert haben, wird die Anzahl Anmeldungen von der Teilnehmer-Anzahl abgezogen und als „freie Plätze“ im Kalender angezeigt. Falls keine freie Plätze mehr vorhanden sind, erscheint stattdessen der Text „Ausgebucht“, der „Anmelden“ Button wird ausgeblendet.